Senest opdateret: 29. september 2026

Denne databehandleraftale gælder, når AdminHero v/Sarah Eskildsen-Mortensen som led i levering af ydelser behandler personoplysninger på vegne af en kunde.

1. Parterne

Den dataansvarlige:
Den kunde, der indgår aftale med AdminHero, og på hvis vegne AdminHero behandler personoplysninger.

Databehandleren:
AdminHero v/Sarah Eskildsen-Mortensen
CVR 41743727

Den dataansvarlige fastlægger formålene med og hjælpemidlerne til behandlingen af personoplysninger. AdminHero behandler alene personoplysninger på vegne af den dataansvarlige og efter dennes dokumenterede instruks.

2. Instruks

AdminHero må alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige.

Instruksen kan blandt andet fremgå af den aftalte opgave, parternes løbende kommunikation og denne databehandleraftale.

AdminHero må ikke anvende personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige, til egne formål.

Hvis AdminHero vurderer, at en instruks er i strid med databeskyttelsesforordningen eller anden gældende databeskyttelsesret, orienteres den dataansvarlige uden unødig forsinkelse.

Hvis EU-ret eller national ret kræver, at AdminHero foretager en behandling, som ikke følger af den dataansvarliges instruks, orienteres den dataansvarlige om dette inden behandlingen, medmindre lovgivningen forbyder en sådan orientering.

3. Fortrolighed

AdminHero sikrer, at personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger under denne aftale, er underlagt fortrolighed og alene har adgang til oplysningerne i det omfang, det er nødvendigt.

AdminHero drives af Sarah Eskildsen-Mortensen uden ansatte. Hvis andre personer senere gives adgang til personoplysninger på AdminHeros vegne, skal disse være underlagt passende fortrolighedsforpligtelser.

4. Behandlingssikkerhed

AdminHero gennemfører passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger under hensyntagen til behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risikoen for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.

De konkrete sikkerhedsforanstaltninger fremgår af Bilag C.

5. Underdatabehandlere

Den dataansvarlige giver AdminHero generel skriftlig godkendelse til at anvende underdatabehandlere.

De underdatabehandlere, som AdminHero kan anvende på tidspunktet for indgåelse af denne aftale, fremgår af Bilag B.

AdminHero sikrer, at underdatabehandlere ved skriftlig aftale pålægges relevante databeskyttelsesforpligtelser, som sikrer et beskyttelsesniveau svarende til kravene i denne aftale.

AdminHero er fortsat ansvarlig over for den dataansvarlige for underdatabehandlernes opfyldelse af deres databeskyttelsesforpligtelser.

Ved planlagte ændringer, hvor AdminHero tilføjer eller erstatter en underdatabehandler, orienteres den dataansvarlige, så denne får mulighed for at gøre indsigelse mod ændringen.

Den aktuelle liste over AdminHeros underdatabehandlere fremgår af denne aftale.

6. Overførsel til tredjelande

AdminHero må alene overføre personoplysninger til lande uden for EU/EØS eller lade personoplysninger behandle i sådanne lande, når betingelserne i databeskyttelsesforordningens kapitel V er opfyldt.

Hvor en godkendt underdatabehandler foretager internationale overførsler, skal der foreligge et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, hvor dette er relevant.

7. Bistand til den dataansvarlige

AdminHero bistår under hensyntagen til behandlingens karakter og i det omfang, det er muligt, den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede om udøvelse af deres rettigheder.

AdminHero bistår desuden den dataansvarlige med at overholde relevante forpligtelser vedrørende behandlingssikkerhed, brud på persondatasikkerheden, konsekvensanalyser og eventuel forudgående høring af en tilsynsmyndighed under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, AdminHero har adgang til.

8. Brud på persondatasikkerheden

Hvis AdminHero bliver bekendt med et brud på persondatasikkerheden vedrørende personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige, underretter AdminHero den dataansvarlige uden unødig forsinkelse.

AdminHero stiller de oplysninger til rådighed, som AdminHero har adgang til, og som med rimelighed er nødvendige for, at den dataansvarlige kan vurdere og opfylde sine forpligtelser i forbindelse med bruddet.

9. Dokumentation og tilsyn

AdminHero stiller efter rimelig anmodning de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at påvise overholdelse af forpligtelserne efter databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale.

AdminHero medvirker til rimelige tilsyn eller revisioner, når dette er nødvendigt. Tilsyn skal gennemføres under hensyntagen til AdminHeros øvrige kunders fortrolighed, datasikkerhed og almindelige drift.

10. Ophør, sletning og tilbagelevering

Ved ophør af den behandling, der udføres på vegne af den dataansvarlige, sletter eller tilbageleverer AdminHero efter den dataansvarliges valg de personoplysninger, som AdminHero behandler på den dataansvarliges vegne, medmindre EU-ret eller national ret kræver fortsat opbevaring.

Den dataansvarlige er ansvarlig for ved samarbejdets ophør at deaktivere eller fjerne AdminHeros adgang til den dataansvarliges systemer.

AdminHeros praktiske slette- og oprydningsrutiner fremgår af Bilag C.

11. Aftalens varighed

Databehandleraftalen gælder fra det tidspunkt, hvor den indgår i aftalegrundlaget mellem AdminHero og den dataansvarlige, og så længe AdminHero behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

Bilag A – Oplysninger om behandlingen

A.1 Formålet med behandlingen

AdminHero behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i forbindelse med levering af teknisk assistance, opsætning, administration, implementering, fejlsøgning, support, dokumentation, kommunikation og rådgivning vedrørende den dataansvarliges digitale forretning og systemer.

Behandlingen sker alene med henblik på at udføre de opgaver, som den dataansvarlige har instrueret AdminHero i at udføre.

A.2 Behandlingens karakter

Behandlingen kan blandt andet omfatte:

• adgang til og administration af den dataansvarliges Simplero-konto og andre systemer, som den dataansvarlige stiller til rådighed

• import og organisering af kontakter

• flytning eller tilknytning af kontakter til lister, tags, produkter, kurser og medlemskaber

• opsætning og fejlsøgning af automations, e-mails, formularer og surveys

• fejlsøgning vedrørende konkrete personers køb, adgang, tilmeldinger og kommunikation

• teknisk support og dokumentation via e-mail, møder, skærmdeling og skærmoptagelser

• midlertidig behandling af filer med personoplysninger i forbindelse med import eller anden teknisk behandling.

AdminHero behandler alene personoplysninger efter den dataansvarliges dokumenterede instruks og anvender ikke oplysningerne til egne formål.

A.3 Typer af personoplysninger

Behandlingen omfatter som udgangspunkt almindelige personoplysninger, herunder navn, e-mailadresse, kontaktoplysninger, købs- og betalingsrelaterede oplysninger, herunder betalingsstatus, oplysninger om produkter, medlemskaber, kursusadgang, tags, lister samt tekniske oplysninger om den registreredes aktivitet og adgang.

Afhængigt af den dataansvarliges virksomhed og anvendelse af de systemer, som AdminHero administrerer, kan AdminHero i forbindelse med teknisk support og fejlsøgning få adgang til særlige kategorier af personoplysninger, herunder helbredsoplysninger.

Sådanne oplysninger tilgås alene i det omfang, det er nødvendigt for udførelsen af den dataansvarliges dokumenterede instruks.

A.4 Kategorier af registrerede

De registrerede kan blandt andet være den dataansvarliges:

• kunder

• potentielle kunder og leads

• nyhedsbrevsmodtagere

• kursister

• medlemmer

• deltagere i forløb, webinarer og events

• respondenter i formularer og surveys

• ansatte, kontaktpersoner og samarbejdspartnere

• øvrige personer, hvis oplysninger den dataansvarlige behandler i de systemer, AdminHero får adgang til.

A.5 Behandlingens varighed

Behandlingen finder sted, så længe AdminHero udfører opgaver for den dataansvarlige, der indebærer behandling af personoplysninger.

Ved behandlingens ophør håndteres oplysningerne efter punkt 10 og Bilag C.

Bilag B – Godkendte underdatabehandlere

AdminHero kan anvende følgende underdatabehandlere, når den konkrete ydelse kræver det:

Microsoft 365 / Exchange Online (Microsoft)
Anvendes til e-mail og kommunikation samt opbevaring af meddelelser og vedhæftninger, der kan indeholde personoplysninger.

Microsofts gældende Data Protection Addendum (DPA)

Zoom
Anvendes til online kundemøder, skærmdeling og cloudoptagelser, når møder optages.

Zooms Global Data Processing Addendum
Zooms aktuelle liste over underdatabehandlere og behandlingslokationer

Loom / Atlassian
Anvendes til skærmoptagelser og videovejledninger, som kan vise personoplysninger fra den dataansvarliges systemer.

Atlassians gældende Data Processing Addendum – gælder også Loom

Simplero
Kan anvendes i tilfælde, hvor AdminHero via sin egen Simplero-konto behandler eller opbevarer personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, herunder ved eventuel anvendelse af Simplero Live.

Den dataansvarliges egen Simplero-konto er ikke omfattet af denne post. Når AdminHero får administratoradgang til den dataansvarliges egen Simplero-konto, er Simplero den dataansvarliges egen databehandler.

AdminHero har indgået databehandleraftale med Simplero. Simpleros databehandleraftale stilles til rådighed for den enkelte Simplero-kunde via dennes Simplero-konto.

Læs Simpleros information om GDPR og databehandleraftalen

De nævnte leverandører kan anvende egne underdatabehandlere og internationale behandlingssteder i overensstemmelse med deres gældende databehandleraftaler og lovlige overførselsgrundlag. Aktuelle oplysninger herom findes via ovenstående links.

Bilag C – Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

C.1 Adgang og enhedssikkerhed

AdminHero anvender personlige og individuelle brugerkonti til kundesystemer og anvender ikke kundens loginoplysninger, hvor systemet giver mulighed for særskilt administratoradgang.

Tofaktorgodkendelse anvendes, hvor det er tilgængeligt og relevant, herunder ved adgang til Simplero.

Den primære arbejdscomputer er beskyttet med personligt login, PIN/biometrisk login og BitLocker-drevkryptering.

Arbejdscomputeren låses, når den efterlades, og anvender firewall og øvrige relevante sikkerhedsforanstaltninger.

Adgang fra mobiltelefon sker kun undtagelsesvist, eksempelvis ved akut support, og fra en personligt sikret enhed.

C.2 Lokale filer

Filer med den dataansvarliges personoplysninger, eksempelvis CSV- og Excel-filer til import, opbevares kun lokalt i det omfang, det er nødvendigt for den konkrete opgave.

Lokale arbejdskopier slettes efter brug, herunder fra papirkurven.

Kundernes slutkundedata gemmes ikke bevidst i AdminHeros OneDrive som arbejdsarkiv.

C.3 Microsoft 365 og e-mail

Kunder kan sende personoplysninger og filer til AdminHero via e-mail.

Relevant korrespondance kan opbevares i kundens mailmappe under det aktive kundeforhold.

Ved kundeforholdets ophør gennemgås kundens mailmateriale, og personoplysninger, som AdminHero alene har modtaget og opbevaret som databehandler, slettes, når de ikke længere er nødvendige.

Dette omfatter ikke nødvendigvis almindelig forretningskorrespondance, som AdminHero behandler til egne formål eller er retligt forpligtet til at opbevare.

C.4 Zoom

Zoom-optagelser kan opbevares i Zoom Cloud.

Når en optagelse skal stilles til rådighed for kunden, får kunden adgang via et passwordbeskyttet link og mulighed for at hente optagelsen.

Optagelser slettes, når de ikke længere er nødvendige, og senest ved kundeforholdets ophør.

C.5 Loom

Loom-optagelser, der indeholder eller kan indeholde personoplysninger fra kundens systemer, passwordbeskyttes, og visningen af personoplysninger begrænses til det nødvendige.

Nye optagelser navngives som udgangspunkt med kundenavn, emne og dato, så de kan identificeres ved senere oprydning.

Optagelser med personoplysninger slettes som udgangspunkt ved kundeforholdets ophør.

C.6 SMS og Messenger

AdminHero anbefaler som udgangspunkt, at personoplysninger sendes via e-mail eller behandles direkte i kundens eget system.

Særlige kategorier af personoplysninger, herunder helbreds- og fertilitetsoplysninger, bør ikke sendes til AdminHero via SMS eller Messenger.

Hvis almindelige personoplysninger alligevel modtages via disse kanaler som led i en konkret supportopgave, behandles oplysningerne alene i det omfang, det er nødvendigt for opgaven.

C.7 AI-værktøjer

AdminHero anvender ikke bevidst kunders slutkundedata i generative AI-værktøjer.

Hvis denne praksis ændres, vurderes databehandlerforhold, sikkerhed og eventuelle underdatabehandlere, inden personoplysninger behandles i sådanne værktøjer.

C.8 Årlig oprydning og ophør

AdminHero gennemfører mindst én gang årligt, som udgangspunkt i begyndelsen af kalenderåret, en oprydning i relevante datalagre med kundedata, herunder Microsoft 365/e-mail og Loom.

Formålet er at identificere og slette personoplysninger og materiale, som ikke længere er nødvendigt.

Ved kundeforholdets ophør gennemgås relevante personoplysninger, der er opbevaret uden for kundens egne systemer, og oplysningerne slettes eller tilbageleveres i overensstemmelse med denne aftale og den dataansvarliges instruks.

Den dataansvarlige er ansvarlig for at deaktivere eller fjerne AdminHeros adgang til den dataansvarliges systemer.