Brug for hjælp til Koordinering
og planlægning af dit næste
forretningsrelaterede event?
- få min hjælp så du kan koncentrere
dig om indholdet og dine deltagere.
Du er helt sikkert eksperten på dit felt og det er det dine deltagere kommer for at opleve - men kan du levere dit bedste hvis du samtidig også skal holde styr på rammerne for dit event?
Hvad enten du skal holde en workshop, et heldagsarrangement eller et retreat over flere dage - så er der mange elementer der skal spille sammen og det tager TID.
For du skal både finde de rette rammer, den rigtige forplejning, koordinere med leverandører og ikke mindst have styr på tilmelding og kommunikation med deltagerne især før men også efter et arrangement.
Men alt det kan jeg hjælpe dig med - min fornemmeste opgave er at holde styr på alle trådene og sørge for at du kan levere dit bedste og rammerne spiller sammen med både dit forretningsbrand og dit indhold - alt i alt så dine deltagere sidder tilbage med en fantastisk og værdifuld oplevelse.
Kontakt mig for en uforpligtende snak om dit kommende event - bare klik på den store knap oppe i højre hjørne eller smid mig en mail på: sarah@adminhero.dk
Kender du de 4 faser for et arrangement?
Jeg kan hjælpe dig igennem alle faserne - du kan også vælge blot at få min hjælp til enkelte faser. Faserne gør sig gældende uanset om du skal holde en fysisk workshop, et møde eller et flerdages retreat for dine kunder. Du kan læse mere om faserne nedenfor:
Planlægningsfasen
Planlægningsfasen er der hvor du fokuserer på rammerne og består typisk af følgende:
- Brainstorm
- Konkretisering
- her estimeres bl.a. budget, antal deltagere
- Research
- Lokation
- Mad og drikke
- Aktiviteter
- Indgåelse af aftaler med leverandører
- Påbegynde plan for fysiske elementer som:
- Printouts
- Goodiebags
Denne fase tager typisk op til 20 timer.
Koordineringsfasen
Koordineringsfasen er der hvor du har fokus på dine deltagere og du skal have styr på:
- Tilmeldingsprocess
- Hvilket system skal der bruges?
- Hvordan får du budskabet ud?
- Kommunikation med deltagerne
- hvad skal de vide hvornår?
- Hvad har du brug for at vide?
- Hvad skal leverandørerne vide?
- Videregive deltagerinformation til lokation/leverandør
Denne fase kan tidsmæssigt variere utroligt meget på baggrund af antal og "kompleksitet" hos dine deltagere. Men afsæt som minimum 10 til 15 timer til det.
Afholdelsesfasen
Det her er kulminationen på planlægningen.
Typisk er denne fase en uges tid før selve arrangementet og selvfølgelig også selve arrangementet.
Ugen op til består af:
- Dobbelttjek af at alt er på plads, information er delt til alle parter
- Opstilling og klargøring af fysiske elementer
Selve arrangementet:
Det er her du skal levere overfor deltagerne helst med ro i maven omkring alt det udenom er på plads.
Du skal forvente at sætte lige så meget tid af til praktiske forberedelser som til selve arrangementet.
Evaluering
Tag dig tid til at kigge tilbage på ALLE faserne og se hvad der gik godt og hvad der gik mindre godt.
- Holdte du planerne?
- Holdte budgettet?
- Hvordan var samarbejdet med leverandørerne?
Evaluér også selve dagen:
- Fik du det ud af det som du håbede?
- Hvad er dine deltageres tilbagemeldinger?
Her kan du se mine pakker for hjælp til arrangementer
Hvis der ikke er en pakke der passer til lige præcis dig - så ræk ud og jeg kan lave et skræddersyet tilbud til dig.
Planlægningsfasen
9000 kr. ex. moms
Vi starter med en brainstormingsession hvor jeg får indtryk af dine ønsker, dit budget og formål med arrangementet.
Jeg påtager mig researchfasen og kommer tilbage med op til 3 muligheder som kunne være interessant for lige netop dit arrangement.
Du vælger den eller de leverandører du ønsker og jeg booker den. Hvis du ønsker det kan jeg agerer kontakt mellem dig og leverandør, du kan også vælge selv at tage den herfra.
Planlægnings- og Koordineringsfasen
15.000 kr. ex. moms
Du får det hele fra planlægningsfase-pakken.
Men derudover hjælper jeg dig med tilmeldingsflow, fortrinsvis i Simplero, men kan også laves i googleforms m.m.
Jeg tager mig af kommunikation til og med dine deltagere (i samarbejde med dig selvfølgelig). Sætter mailflows op som løbende klæder deltagerne på op til arrangementet. Og besvarer de spørgsmål der evt. må komme ind på mail.
Jeg sørger for kommunikationen til leverandører om særlige deltagerbehov.
Den fulde pakke
30.000 ex. moms
Her hjælper jeg dig igennem hele processen fra planlægning til at stå på dagen sammen med dig som din wingwoman, så du kan holde 100% fokus på dine deltagere og det du skal levere.
I fuldpakken er det min fornemmeste opgave at sørge for at alle trådene er samlet og alting spiller så meget som overhovedet muligt. Så jeg tjekker op på alle aftaler, hjælper med at klargøre fysisk materiale og kører gerne ud og tjekker opsætning dagen før (hvis muligt).
Jeg er fysisk til stede på dagen og er dit ekstra sæt hænder, øjne og ben. Jeg hjælper både i forhold til hvis der opstår udfordringer med lokation, leverandører eller deltagere.